• Rupa-rupa Pengurusan Visa Studi Ke Belgia

    Halo… Sahabat Jivakalpa, kali ini kami akan berbagi pengalaman salah satu anggota Jivakalpa, Vivi Gusrini Rahmadani yang melanjutkan studi S3nya di Universitas Ku Leuven Belgia.

    Ke Leunven Building (Dok.pribadi)

    Ku Leuven library (Dok.pribadi)

    Pengurusan Visa Studi S3 ke Belgia, Rempong…

    Mungkin itu ekspresi yang tepat ketika akan mengurus dokumen visa studi ke Belgia (tapi urusan visa memang biasanya ribet kan yaaa). Dirasa rempong karena simpang siurnya informasi tentang apa yang diperlukan dan apa yang tidak sebagai dokumen pelengkap visa studi. Kalau di web resminya kedutaan Belgia akan diarahkan ke website imigrasi Belgia langsung, dan, walaupun berbahasa Inggris, ada banyak syarat yang ternyata beda sama syarat yang diinfokan dari teman-teman yang sudah sekolah di Belgia, dan beda juga sama hasil browsing di internet hehehe..

    Salinan Akte Kelahiran Lengkap.

    Persyaratan dokumennya juga wajib, kalau dulu saya master ke Belanda, akte kelahiran saya bisa langsung dilegalisasi, maka kedutaan Belgia mintanya Salinan Akte Lengkap..karena yang kita pegang itu cuma Kutipan Akte (nah baru tau kan). Dokumen inipun ga lazim sebenarnya dipake di Indonesia, jadi kalo nanya ke biro jasa pengurusan surat-surat, mereka juga ga tahu. Saya dapat contact person yang biasa ngurusin untuk visa studi Belanda dan Australia, dan komentarnya, Belgia ribet karena dokumen salinan akte kelahiran ini harus diurus lagi dan belum tentu pejabat daerah mengetahui ini, belum lagi dengan specimen tanda tangan dan legalisir bolak-balik tidak hanya ke Kemenlu dll. Waduuuhhh, langsung ciut nyalinya karena yang biasa ngurusin dokumennya aja komentarnya gitu. Hiksss..gimana lagi kalo mau minta ngurus keluarga sekalian berangkat. Alhamdulillah, ngurus salinan akte kelahiran lengkap di kantor catatan sipil ga terlalu bertele-tele. Memang bagian informasinya ga begitu yakin, tapi saya diarahkan pada orang yang tepat yang langsung mengerti maksud tujuan saya. Cuma isi formulir permohonan, ninggalin KTP dan nomer HP, 3 hari kemudian disms udah bisa diambil, dan Salinan Akte Kelahiran Lengkap yang asli dan panjang itu GRATIS aja J (Aselik..birokrasi sekarang membaik)

    Specimen Tanda Tangan Pejabat dan Legalisasi

    Singkat cerita, drama-drama minta salinan akte kelahiran lengkap dan specimen tanda tangan di kantor catatan sipil berakhir indah setelah sebelumnya Pak Kadis menolak memberikan specimen dengan alasan harusnya setiap pejabat baru sudah terdaftar di Kementrian di Jkt (aaahhh alangkah tidak efisiennya memang birokrasi ini..lha pan Jakarta yang minta specimen). Begitupun untuk legalisasi buku nikah di KUA hehehe..kalo ini Kepala KUA-nya lebih pasrah tapi dengan berkali-kali bilang jangan sampai tanda tangannya disalahgunakan (Yakkk, mereka juga ga ngerti kenapa harus ada specimen tanda tangan ini). Yep, specimen tanda tangan pejabat adalah contoh tanda tangan, paraf, nama pejabat dan cap resmi dari institusinya. Ini biasanya di selembar kertas yang dibuat kolomnya gitu untuk tanda tangan dll. Dokumen ini dibutuhkan dalam proses legalisasi dokumen apapun yang kita punya di Kemenlu, Kemenhum dan HAM, Kemenag di Jakarta. Walaupun saya akhirnya pakai agen penyelamat “Asahan Jaya Berkah (silahkan google)” tetap mereka minta saya mengurus specimen ini di Medan. Contoh, SKCK saya di POLDASU ternyata pejabatnya baru dan belum terdaftar di Jakarta, maka harus dimintai specimennya untuk dilegalisasi bersama dokumennya.  Fyi. Pada Februari 2016, rate jasa agen untuk pengurusan legalisasi dokumen ini per dokumennya 2,5juta. Setelah pikir-pikir, karena rempong juga kalau harus ke Jakarta dan ngurusin legalisasi di beberapa pintu, saya pasrah. Agen yang saya gunakan ini pada saat itu contact person-nya bernama Pak Maulana, terpercaya, rapi dan paham betul tentang dokumen-dokumen ini. Oya, untuk proses legalisasi, setelah masuk ke kementrian-kementrian tersebut, dilegalisir lagi oleh kedutaan (tarif euro), ditranslate pake Bahasa Belanda, kecuali SKCK yang udah bilingual, trus dilegalisir lagi..cakeeepppp!!

    Email2an dengan petugas kedutaan

    Salah satu yang akhirnya mengurangi dan menghilangkan kebingungan adalah, ternyata tim dari kedutaan Belgia ini sangat ramah dan aktif sekali membalas email. Jadi disini baru informasinya makin terang benderang. Salah satunya tentang adanya biaya contributin fee visa (selain biaya handling visa) yang langsung ditransfer ke rek imigrasi Belgia (Alhamdulillah semua dibayarin LPDP walo pengajuannya jadi 2 tahap karena satu dalam euro, satu dalam rupiah). Mbaknya (ternyata Mbak yang sama yang jawab bahwa pasti saya ga bisa ke Belgia berangkat bareng sama keluarga!) selalu bales email dan ngingetin untuk scan dan email semua dokumen dulu sebelum datang langsung ke kedutaan untuk apply visa. Fiuhhh..akhirnya bbrp dokumen yang tadinya dipikir perlu ternyata ga perlu; kaya travel insurance, keterangan kemampuan bahasa, alasan pengambilan studi. Trus, menurut mbaknya ijazah juga harus dilegalisasi..MULAI PANIK..ijazah dan transkrip yang segambreng itu mau berapa duit kan ya.. eh ujung2nya dia bilang karena S3 ijazah ga perlu dilegalisir (sampai akhirnya apply visa, ini masih jadi misteri karena pas dibawa ke kedutaan, langsung DIKEMBALIIN dibilang ijazahnya ga perlu diliat, LoA aja..halah..sudah membawanya penuh dengan pengamanan ketat dari Medan hehehe). Fyi. Menurut info, ijazah dari universitas swasta di Indonesia harus pake proses legalisasi.

    SKCK

    Sudah disebutkan sebelumnya salah satu dokumen yang diminta oleh kedutaan Belgia adalah SKCK tingkat Polda diterima sebenarnya (SKCK yang biasa kita urus itu tingkat Polres). Bentuk SKCK dari Polda sudah bilingual dan sudah dituliskan tujuannya untuk apply visa. Nah, berhubung ada permintaan specimen lagi dan Poldasu jauh makin repot bolak-balik akhirnya saya lebih milih diurus SKCK yang dikeluarkan Mabes di Jakarta. Karena keluaran Jakarta, mostly pejabatnya sudah terdaftar dan dikenal sehingga tidak perlu specimen jadi langsung legalisir ke kementrian dan  ke kedutaan (oleh si Agen Asahan Jaya Berkah ini). Nasib anak daerah judulnya.

    Medical Certificate

    Syukurnya pemeriksaan kesehatan bisa dilakukan di Medan, saya mendatangi salah satu dokter yang dtunjuk Dr. Gino Tann. Saya diminta melakukan Manthouk Test di kliniknya dan di XRay ke RS. Columbia, dan beberapa hari kemudian medical certificate-nya keluar.

    In a nutshell, dokumen yang diperlukan untuk visa studi S3 ke Belgia: formulir lengkap, pasfoto warna latar putih 3,5×4,5cm, paspor, LoA, keterangan beasiswa (LOS dan LOG dari LPDP), SKCK, medical certificate. Kalo dokumen sudah lengkap (sudah diemail), datang ke kedutaan disubmit sekalian bayar handling visa..dan walllaaa…2 hari kemudian jadi. Tadinya mbaknya bilang bisa aja besok, kalo dubesnya lagi ga sibuk, beneran besok dia nelpon bilang dubesnya masih sibuk jadi lusa pagi udah jadi…

    Trus salinan akte kelahiran yang disebut2 tadi dipake dimana??? IYAAA…ternyata GA DIPAKE pas apply visa..kata mbaknya nanti dipake pas udah di Belgia..dan ternyata GA JUGA hahaha…di Belgia cuma perlu paspor yang ada visanya (2,5 juta melayang seketika). Tapi salinan akte kelahiran lengkap jadi syarat mutlak untuk keluarga yang ikut nemenin selama kuliah di Belgia. Saat ini lagi on progress pengerjaan visa ini (Yang bikin galau, selain ga bisa bawa keluarga langsung, kapan visa ini bisa diajukan dan biasanya keluarga bisa datang kapan GA JELAS jugaaaaaaa….  Ada info yang bilang 3 bulan, 6 bulan, 9 bulan..whoaaaaaaaa) <= sempet mo pindah negara tujuan aja!!!

    So far yang diminta sebagai syarat Family Reunion Visa: salinan akte kelahiran (anak/suami), SKCK suami, medical certificate (anak/suami), paspor, formulir, foto, bukti beasiswa, buku nikah yang juga sudah dilegalisir, bukti kontrak rumah, bukti asuransi dari Belgia untuk seluruh keluarga, dan residence permit saya. Saat ini dokumen yang masih dalam pengurusan adalah residence permit dan asuransi..Mohon doanya ya keluargaaaaa semoga dokumen ini cepat kelar (yang ga tahu juga kapan kelarnya, nunggu disuratin lagi gitu) dan saya bisa segera berkumpul lagi dengan keluarga saya…

    Vivi Pohan at Lunken Belgia (Dok.Pribadi)

    Vivi Pohan in Leuven, Belgia (Dok.Pribadi)

    Salam sayang dari Leuven yang walaupun sudah spring masih rasa winter!!!

     

    Penulis : Vivi Gusrini Rahmadani

    Comments

    comments

One Responseso far.

  1. Reyna says:

    Hallo mba.bisa minta emailnya?karna saya juga berniat buat kuliah diku leuven.jadi mau nanya2 hehe makasih.

Leave a Reply

%d bloggers like this: